Kurz erklärt: Der intelligente Intake fragt nicht nur Kontaktdaten ab, sondern erfasst Zielgruppe, Produkt, Rollen, Systeme, Kernprozesse, Automationsgrad, QM-/EMAS-Tiefe und gewünschte Integrationen.
Warum der Intake so wichtig ist
Eine gute OC-Automation-Umgebung entsteht nicht durch ein leeres Standardkonto. Sie braucht Verständnis dafür, was du erreichen möchtest: Welche Personen arbeiten mit? Welche Systeme gibt es? Welche Prozesse sind kritisch? Welche Freigaben, Nachweise oder Datenschutzanforderungen sind wichtig?
Welche Informationen werden typischerweise erfasst?
- Segment: privat, Solo/Freelancer, KMU, Mittelstand oder Enterprise.
- Produkt und Tiefe: Lite, Starter, Business, Pro oder Enterprise.
- Rollen: Owner, Management, Mitarbeiter, Freigabeinstanz, externe Partner.
- Kernprozesse: Onboarding, Angebote, Dokumentenlenkung, Freigaben, Eskalationen.
- Systeme: E-Mail, Kalender, Dokumentenablage, WHMCS, Telegram, CRM/ERP, Shop, eigene APIs.
- Ziele: Zeit sparen, Fehler reduzieren, QM-Handbuch erweitern, EMAS integrieren, Bottlenecks sichtbar machen.
Beispiel: KMU mit QM-Fokus
Ein KMU wählt Business, aktive Prozessautomation, QM-Handbuch und EMAS. Im Intake werden Vertrieb, Support, QM und Verwaltung ausgewählt. Daraus kann eine Umgebung entstehen, die nicht nur chattet, sondern Anfragen, Freigaben, Dokumente, Rollen und Nachweise in einen nachvollziehbaren Ablauf bringt.
Beispiel: Datenschutz und Freigaben
Wenn externe Partner oder mehrere Mitarbeitende beteiligt sind, muss nicht jeder alles sehen oder auslösen dürfen. Der Intake hilft, Rollen und Freigaben früh mitzudenken, damit die spätere Nutzung sauberer und sicherer wird.
Was passiert danach?
- Bestellung und Service werden im Kundenkonto angelegt.
- Zahlung oder Freigabe wird geprüft.
- Workspace und Grundstruktur werden vorbereitet.
- Binding und Zugänge werden eingerichtet.
- Der OC Automation Agent kann mit ersten Aufgaben starten.
